ČASTO KLADENÉ OTÁZKY TÝKAJÚCE SA DOTAČNÉHO PROCESU

Vážení žiadatelia,

aktivity Slovákov žijúcich v zahraničí sa z roka na rok zintenzívňujú, čo sa premieta do neustále sa zvyšujúceho počtu podaných žiadostí o dotáciu. V roku 2015 bolo podaných viac ako 900 žiadostí o dotáciu.  Očakávame, že počet žiadostí o dotácie sa v budúcnosti bude čoraz viac zvyšovať. 

Záujem z Vašej strany nás na jednej strane veľmi teší, avšak na druhej strane kladie vysoké nároky na spracovanie a zhodnotenie žiadostí v čo najkratšom časovom intervale.                     

Z uvedených dôvodov musia pracovníci Úradu pre Slovákov žijúcich v zahraničí (ďalej len ÚSŽZ) klásť vysoký dôraz na administratívnu správnosť podávaných žiadostí. Napriek tomu, že pracovníci odboru dotácií a ekonomiky (ďalej len ODEK) ponúkajú celoročnú možnosť konzultovať tieto projekty, mnohé žiadosti stále vykazujú spomínané administratívne nedostatky. Kvôli týmto nedostatkom žiaľ  musia byť  tieto projekty vylúčené z procesu posudzovania.

Keďže sa tieto nedostatky často opakujú, na základe skúseností z predchádzajúcich rokov sme pre Vás pripravili stručný zoznam najčastejších otázok (Q – z anglického slova question/otázka) a odpovedí (A – z anglického slova answer/odpoveď)  v snahe tento proces  čo najlepšie urýchliť a zefektívniť.

Q1: Na aké projekty je možné žiadať dotáciu?

A1: Podávať žiadosti o dotáciu je možné na projekty, ktoré sú zamerané na činnosti v nasledujúcich oblastiach:

A) vzdelávanie, veda, výskum,
B) kultúra,
C) informácie,
D) médiá.

Ciele, priority a aktivity uvedených oblastí sú blžšie špecifikované v Metodickom pokyne  o poskytovaní dotácií v pôsobnosti Úradu pre Slovákov žijúcich v zahraničí, uvádzajúcom konkrétne účelové položky, ktoré môžu byť v rámci dotácií finančne podporené. Dotáciu je možné použiť iba na tie oprávnené položky, ktoré budú v prípade schválenia žiadosti uvedené v dotačnej zmluve. V prípade otázok alebo nejasností máte môžnosť kontaktovať príslušného pracovníka ODEK, zodpovedného za Vašu krajinu. Kontakty na pracovníkov ÚSŽZ nájdete na adrese http://www.uszz.sk/sk/kontakty-na-zamestnancov-uszz.

***

Q2:  V akom časovom termíne je možné podávať žiadosti o dotáciu?

A2: Žiadosti o dotáciu je možné podávať odo dňa, ktorý je zverejnený vo Výzve na predkladanie žiadosti o dotáciu v príslušnom roku na internetovej stránke ÚSŽZ. Výzva je spravidla uverejňovaná začiatkom októbra a v rámci nej je uverejnený odkaz  na elektronický dotačný systém, prostredníctvom ktorého je možné podávať žiadosti o dotáciu elektronickou formou.  Elektronický systém je otvorený zvyčajne od 1. októbra do 30. novembra. Po tomto dátume  nebude možné podať žiadosť o dotáciu elektronicky.

***

Q3: Akým spôsobom sa podáva žiadosť o dotáciu?

A3: Kompletnú žiadosť o dotáciu so všetkými požadovanými prílohami je žiadateľ povinný podať elektronicky (nahrať do elektronického systému) aj písomne (doručiť vytlačené a podpísané formuláre na adresu ÚSŽZ) do dňa uzavretia systému, teda zvyčajne do 30. novembra. V prípade žiadosti zasielanej poštou je rozhodujúci dátum  poštovej pečiatky  na obálke.

***

Q4: Kedy je žiadosť považovaná za kompletnú?

A4: Každá žiadosť o dotáciu musí mať elektronicky aj písomne  podané požadované prílohy. Prílohy č. 2 (žiadosť o poskytnutie dotácie), č. 3 (popis projektu), č. 4 (rozpočet projektu) a č. 5 (čestné prehlásenie) tvoria všeobecné náležitosti žiadosti.

Podľa špecifikácie Vášho konkrétneho projektu, je potrebné k všeobecným prílohám pripojiť aj ďalšie prílohy, ktoré tvoria osobitné náležitosti žiadosti. Tie sú presne definované v Metodickom pokyne o poskytovaní dotácií v pôsobnosti Úradu pre Slovákov žijúcich v zahraničí pri jednotlivých oblastiach štátnej podpory v časti “Osobitné náležitosti žiadosti o dotáciu”. V prípade otázok alebo nejasností  máte môžnosť kontaktovať príslušného pracovníka ODEK, zodpovedného za Vašu krajinu. Kontakty na pracovníkov ÚSŽZ nájdete na adrese http://www.uszz.sk/sk/kontakty-na-zamestnancov-uszz.

***

Q5: V akom časovom termíne je potrebné podávať prílohy k žiadosti o dotáciu?

A5:  Požadované prílohy (všeobecné + osobitné) k žiadosti o dotáciu je možné podávať odo dňa zverejneného vo Výzve na predkladanie žiadosti o dotáciu na internetovej stránke ÚSŽZ (zvyčajne od 1. októbra).  Prílohy má žiadateľ pripájať k žiadosti o dotáciu najneskôr do 15 kalendárnych dní odo dňa podania svojej žiadosti. V prípade zistenia nedostatkov a nezrovnalostí, príslušný pracovník ODEK vyzve žiadateľa na ich odstránenie. Po tejto výzve má žiadateľ na odstránenie nedostatkov ďalších 15 kalendárnych dní, pričom odstránenie nedostatkov sa má vykonať najneskôr do 30 kalendárnych dní odo dňa podania žiadosti.

***

Q6: V akom formáte je potrebné podať žiadosť o dotáciu a prílohy ?

A6: Do elektronického dokumentačného systému sa  žiadosť o dotáciu a požadované prílohy zadávajú čisté, bez pečiatky a podpisu - vo formáte Word alebo Excel ( nie scany dokumentov vo formáte napr. v .pdf). Počnúc  dotačným rokom 2016, sa žiadosť o dotáciu a požadované prílohy v inom formáte akceptovať nebudú. 

Výnimku tvoria kópie dokumentov mimo predpísaných príloh (napr. list vlastníctva, stanovy, rôzne stanoviská, posudky atď.) a povinná fotodokumentácia.  Písomne  je potrebné zaslať originály dokumentov, ktoré sú opečiatkované a podpísané.

Pri podávaní dokumentov je potrebné používať predpísané formuláre žiadosti o dotáciu  a požadované prílohy, ktoré nájdete v Metodickom pokyne o poskytovaní dotácií v pôsobnosti Úradu pre Slovákov žijúcuch v zahraničí. Počnúc  dotačným rokom 2016  sa žiadosť o dotáciu a požadované prílohy v inom ako predpísanom formáte uznávať nebudú

Prílohy je potrebné do elektronického dotačného systému nahrať jednotlivo a každý súbor nazvať tak, aby z neho bolo jasne identifikovateľné, o ktorú prílohu sa jedná., napr. “príloha č.3” alebo “popis projektu”.

***

Q7: Ako sa dozvedieť, či žiadosť obsahuje všetky potrebné náležitosti?

A7: Od momentu podania žiadosti o dotáciu prebieha oficiálna komunikácia medzi žiadateľom a ÚSŽZ výlučne prostredníctvom elektronických správ v rámci elektronického dotačného systému. Pracovníci ODEK po skončení termínu určeného na podávanie žiadostí o dotáciu, skontrolujú všetky podané žiadosti o dotáciu a skontrolujú ich administratívnu správnosť a kompletnosť. Ak bude žiadosť osahovať všetky požadované náležitosti, príslušný pracovník ODEK Vám to oznámi správou prostredníctvom dotačného systému.

Upozorňujeme Vás, že na komunikáciu medzi Vami a ÚSŽZ  bude v budúcnosti slúžiť výlučne kontaktná mailová adresa, ktorú uvediete v žiadosti. Je taktiež dôležité,  aby ste pre istotu priebežne kontrolovali aj priečinok nevyžiadanej pošty (spam).

Ak pracovník ODEK zistí v žiadosti nedostatky a nezrovnalosti (napr. chýbajúca, alebo zle nahraná príloha, nesprávne súčty v rozpočte a pod.) bude žiadateľ prostredníctvom správy v elektronickom sytéme vyzvaný na ich odstránenie.        

Ak žiadateľ neodstráni tieto nedostatky a nezrovnalosti, bude žiadosť o dotáciu automaticky vyradená v dôsledku administratívnych nedostatkov.

***

Q8: Ako sa dozvedieť, či bola žiadosť o dotáciu podporená ?

A8: Zoznam podporených projektov bude zverejnený na webovej stránke ÚSŽZ, v časti dotácie/schválené dotácie. Zverejnená informácia bude obsahovať číslo Vášho projektu a sumu, ktorá Vám bola schválená. Konkrétne schválené účelové položky sa  dozviete na základe  zaslanej dotačnej zmluvy. V odôvodnených prípadoch je možné túto informáciu získať aj prostredníctvom mailu.  Dotáciu je možné čerpať len na tie účelové položky, ktoré sú uvedené v dotačnej zmluve.

***

Q9: Aké úkony sú potrebné k poukázaniu dotácie na bankový účet ?

A9: Ak bola Vaša žiadosť o dotáciu schválená, je potrebné zaslať príslušnému pracovníkovi ODEK potvrdenie o bankovom účte. Toto potvrdenie musí obsahovať názov majiteľa účtu, bankové spojenie, číslo účtu, IBAN a SWIFT.  Na základe tohto potvrdenia vypracuje pracovník ODEK dotačnú zmluvu, ktorú Vám následne zašle mailom.

Žiadatelia z krajín (napr. USA, Kanada a pod.), ktorí nemajú možnosť predložiť hore uvedené potvrdenie, dodajú potvrdenie z banky so všetkými relevantnými údajmi, ktoré vie banka poskytnúť. Na základe tohto potvrdenia vypracuje pracovník ODEK dotačnú zmluvu. V prípade, že žiadateľ uvedie nesprávne údaje, resp. podpíše zmluvu s nesprávnymi údajmi, poplatky spojené s opakovanými prevodmi bude znášať on. Znamená to, že mu bude poukázaná znížená suma dotácie.

***

Q10: Je nutné viesť samostatný účet pre účely dotácie?

A10: Nie, od roku 2015 pre účely dotácie nie je potrebné mať zriadený samostatný účet. Zriadenie samostatného účtu vedeného výlučne pre účely dotácie je len odporúčaním úradu.

V prípade fyzických osôb a ich súkromných účtov je potrebné dodať potvrdenie o vedení účtu, spolu s čestným prehlásením, v ktorom je uvedené, že daný účet budete využívať pre účely čerpania dotácie.

***

Q11: Akým spôsobom budú doručené dotačné zmluvy ?

A11:  Dotačná zmluva bude prijímateľovi dotácie zaslaná vo formáte .pdf. e-mailom na  kontaktnú adresu, ktorú uviedol pri podávaní žiadosti. Tento formát sa zvolil z dôvodu, aby v zmluve prijímatelia nemohli vykonať písomné zmeny. V prípade, že je potrebné v dotačnej zmluve upraviť nejaký údaj, prijímateľ dotácie vyzve písomne (stačí mailom) príslušného pracovníka ODEK, ktorý následne vykoná opravu  a opravenú zmluvu opätovne zašle prijímateľovi.

***

Q12: Kedy bude dotácia poukázaná na bankový účet?

A12: Po obdržaní dotačnej zmluvy je prijímateľ povinný oboznámiť sa s jej obsahom, následne ju podpísať (prípadne opečiatkovať) a doručiť na adresu ÚSŽZ. Po podpise dotačnej zmluvy zo strany predsedu ÚSŽZ sa zmluva zverejní v centrálnom registry. Deň po zverejnení, dotačná zmluva nadobúda účinnosť a je pripravená na úhradu.

***

Q13: Dokedy je potrebné poskytnutú dotáciu použiť a vyúčtovať?

A13: Poskytnutú dotáciu je prijímateľ povinný použiť:

  • do 31. decembra príslušného roka, v ktorom bola dotácia schválená a vyúčtovať najneskôr do 31. januára nasledujúceho kalendárneho roka, alebo

  • do posledného kalendárneho dňa v mesiaci február kalendárneho roka nasledujúceho po roku, v ktorom bola dotácia schválená v prípade, ak bola dotácia poskytnutá  po  1. októbri a vyúčtovať najneskôr do 31. marca nasledujúceho kalendárneho roka po roku v ktorom bola dotácia poskytnutá.

***

Q14: Aké sú požiadavky pre vyúčtovanie dotácie?

A14: Požiadavky pre vyúčtovanie dotácie:

  • písomný prehľad a čitateľné fotokópie dokladov preukazujúcich použitie dotácie,  napr. daňový doklad (faktúra, pokladničný doklad), kúpna zmluva, zmluvu o dielo, objednávky, dodacie listy, doklad o zaradení zakúpeného majetku, výpis z účtu a pod.,

  • výpisy z banky potvrdzujúce úhrady výdavkov prevodom a výberu hotovosti za účelom úhrady hotovosti zahrnutých do vyúčtovania dotácie. Výpisy potvrdzujúce pôvodnú úhradu pri refundácii výdavku pred prijatím dotácie,

  • celkovú rekapitulácia výdavkov,

  • vyčíslenie výšky celkovej vyčerpanej sumy z poskytnutej dotácie,

  • ak bola dotácia poskytnutá na vydanie periodickej alebo neperiodickej publikácie, prijímateľ spolu s vecným vyhodnotením projektu zašle poskytovateľovi aspoň 5 exemplárov takejto publikácie zdarma,

  • ak bola dotácia poskytnutá na audiovizuálne dielo, prijímateľ spolu s vecným vyhodnotením projektu zašle poskytovateľovi aspoň 2 kusy takéhoto diela zdarma,

  • ak prijímateľ pred poukázaním dotácie na jeho účet uvedený v záhlaví dotačnej zmluvy uhrádzal z vlastných prostriedkov výdavky, na ktoré sa vzťahuje dotácia, prostredníctvom iného účtu, zašle poskytovateľovi v rámci vyúčtovania výpis z účtu týkajúci sa aspoň tých položiek (záznamov na účte), ktoré sa týkajú dotácie a boli refundované na niektorý z bankových účtov, na ktorom sa vedie dotácia,

  • ku každej faktúre pripojí prijímateľ príslušnú objednávku alebo zmluvu, na základe ktorých bola faktúra vystavená, v prípade ak nimi disponuje,

  • pri úhrade cestovného leteckou prepravou prijímateľ predloží rekapituláciu, ktorá zahŕňa aspoň cenu letenky, meno a priezvisko cestujúceho, účel letu, potvrdenie leteckej spoločnosti o úhrade,

  • pri vecných daroch treba uviesť zoznam obdarovaných osôb a priradiť vecný dar konkrétnej osobe; dotovanie poukážok do nákupných centier a supermarketov sa nepodporuje,

  • pri odmene alebo vyplatení honoráru treba predložiť uzavretú zmluvu (napr. zmluva o dielo, zmluva o autorskom honorári, príkazná zmluva a pod.) s uvedením základných náležitostí (mená alebo názvy zmluvných strán, dátum vyhotovenia zmluvy, podpisy, vykonávaná činnosť, časové obdobie, forma úhrady, výška odmeny, mena a súvis s poskytnutou dotáciou),

  • pri úhradách v hotovosti musí byť na doklade uvedené meno a priezvisko prijímateľa hotovosti a pripojený výpis bankového účtu o výbere hotovosti prijímateľa,

  • ku každému dokladu musí byť pripojený doklad potvrdzujúci úhradu, ak sa prevodom uhrádzali viaceré faktúry súhrnne, prijímateľ na doklad jasne vyznačí (so stručným odôvodnením) tie úhrady, ktorých sa vyúčtovanie týka. Platobný príkaz nie je postačujúci.

V rámci vyúčtovania cestovných náhrad je v zmysle vnútorných predpisov zakázané použitie osobného motorového vozidla a s ním súvisiace vyúčtovanie pohonných hmôt. Prijímateľ dotácie môže vyúčtovať len tie účelové položky, ktoré má uvedené v zmluve. Prijímateľ dotácie môže vyúčtovať maximálne 10 % prevádzkových nákladov, ktoré využil v súvislosti s predmetnou dotáciou, pričom ich výška nesmie presiahnuť 500,- €. Ak napr. prijímateľovi dotácie bola schválená suma 1.000,- €,  môže 10 % (100,- €) vyúčtovať ako prevádzkový náklad. Tieto výdavky je povinný zdokladovať príslušnými dokladmi, ktoré sú uvedené v požiadavkách pre vyúčtovanie dotácie. V prípade, ak prijímateľ dotácie potrebuje súčinnosť v rámci vyúčtovania dotácie, je potrebné, aby s časovým predstihom kontaktoval príslušného zamestnanca ÚSŽZ, ktorý mu poskytne všetky potrebné informácie a povinné prílohy potrebné pre vyúčtovanie dotácie. Kontakt na tohto pracovníka nájdete na adrese http://www.uszz.sk/sk/kontakty-na-zamestnancov-uszz.

***

Q15: Ako postupovať v prípade, keď od podania žiadosti nastala zmena (napr. názvu spolku, štatutára, čísla účtu a pod. ) ?

A15: V prípade, ak príde zo strany prijímateľa dotácie k zmene údajov, je nutné túto informáciu v čo nakratšom období oznámiť ÚSŽZ písomne. Takisto je potrebné ju vydokladovať relevantnými dokumentmi. Obdobným spôsobom je nutné riešiť aj zmenu banky, resp. čísla účtov. V prípade otázok alebo nejasností máte môžnosť kontaktovať príslušného pracovníka ODEK, zodpovedného za Vašu krajinu. Kontakty na pracovníkov ÚSŽZ nájdete na adrese http://www.uszz.sk/sk/kontakty-na-zamestnancov-uszz.

***

Q16: Je možné podať žiadosť o dotáciu aj mimo riadneho dotačného procesu?

A16: Áno, okrem žiadostí o podporu projektov v rámci dotačného procesu je možné podať žiadosť aj o mimoriadnu dotáciu. Prostriedky na tento účel podpory, tvoria nerozdelené prostriedky v rámci riadneho dotačného procesu a prostriedky z projektov, ktorých sa žiadatelia vzdali alebo odstúpili od zmluvy.  Objem prostriedkov na tento účel je limitovaný a určený výlučne na mimoriadne situácie. Z dôvodu uvedeného, Vám odporúčame zúčastniť sa riadneho dotačného procesu a nespoliehať sa na podporu prostredníctvom mimoriadnej dotácie.

***

Q17: Ako postupovať v prípade, ak sa žiadateľ chce vzdať dotácie?

A17: ÚSŽZ poskytuje dotácie na podporu projektov, pričom iba v ojedinelých prípadoch podporí projekty v plnej výške. V prípade, že schválená suma neumožňuje realizáciu projektu a žiadateľ sa rozhodne, že sa vzdá dotácie, oznámi túto skutočnosť príslušnému pracovníkovi ODEK písomne (stačí mailom).

 

Počet zobrazení: 839x