Stručný pokyn ÚSŽZ k vyúčtovaniu dotácií pridelených v roku 2012

Vážení krajania, v tomto roku vám boli udelené dotácie  po prvýkrát podľa novej smernice. V snahe predísť zbytočným komplikáciám Úrad pre Slovákov žijúcich v zahraničí vám predkladá krátky prehľad podmienok čerpania a vyúčtovania dotácií 2012. Jeho cieľom je prispieť k lepšiemu pochopeniu dotačného systému a pravidiel dotačnej smernice a následne k úspešnému finančnému vyúčtovaniu dotácií v stanovenom termíne.

Pripomíname, že dotáciu je možné čerpať iba na stanovený účel, ktorý je určený na konci čl. I zmluvy, konkrétne:  „s účelovým určením na….(TOTO je ÚČEL dotácie)“. Názov projektu nie je účelové určenie dotácie.

Dotáciu je možné čerpať iba do výšky určenej v zmluve. Do vyúčtovania je možné zahrnúť dokumenty aj s prečerpaním výšky dotácie, je však potrebné uviesť, že prečerpanie bolo financované napríklad z vlastných alebo z iných zdrojov.
 

Povinné náležitosti vyúčtovania dotácie 2012

 
  • Vecné vyhodnotenie projektu  – stručne vyplniť a  podpísať.
  • Finančná rekapituláciu projektu – podpísať (použitie kurzu v prepočte zo dňa prijatia dotácie)
  • Finančná rekapitulácia projektu – iné zdroje financovania (informatívne uviesť výdavky na projekt hradené z iných zdrojov a podpísať)
  • Všetky faktúry, bloky, zmluvy a iné doklady – KÓPIE , ktoré budú potvrdzovať čerpanie dotácie na stanovený účel,
  • Všetky doplňujúce doklady k faktúram (zmluvy, objednávky, dodacie listy, ponuky) – ak ich nemáte, je to potrebné uviesť, aby sa predišlo urgovaniu
            *dôležitou súčasťou vyúčtovania môže byť zmluva o prenájme. Ak ju nemáte,   je to  potrebné odôvodniť.
  • Preklady dokladov – nie overené preklady; v krajnom prípade aspoň preklad rukou priamo na doklad
  • Pri úhrade v hotovosti – podpis osoby, ktorá prevzala hotovosť a/alebo pečiatka firmy
             *ak úhrada v hotovosti prebehla pred obdŕžaním dotácie z vlastných zdrojov, doložiť výber hotovosti z dotačného účtu ako refundáciu výdavkov
  • Celoročný výpis z bankového dotačného účtu, ktorý bude obsahovať:

    1. Výpisy, ktoré budú potvrdzovať úhradu všetkých faktúr
    2.  ak boli faktúry hradené pred prijatím dotácie z iného, ako dotačného účtu, po prijatí dotácie možno následne previesť refundáciu z dotačného účtu
    3. Výpis z bankového účtu, ktorý bude potvrdzovať prijatie dotácie + prevod z eurového na sekundárny účet vo vlastnej mene
    4. Ak nebola dodržaná podmienka vedenia dotačného účtu výlučne pre účely dotácie, je nutné priložiť odôvodnenie.
    5. Na účte je možné mať finančné prostriedky vložené pred prijatím dotácie výlučne za účelom vedenia účtu a úhrady bankových poplatkov
    6. Výpis z banky, ktorý bude potvrdzovať nulový stav dotačného účtu k 31.12.2012

      V prípade nedodržania termínov uvedených v zmluve a neskorého vyúčtovania, je potrebné priložiť krátke odôvodnenie

  • Čestné prehlásenie – podľa predlohy v smernici
  • Fotodokumentáciu a  ostatnú potrebnú dokumentáciu týkajúcu sa projektu aj podľa osobitných podmienok čl. IV zmluvy
  • Informáciu o vrátení dotácie alebo jej časti písomnou alebo elektronickou formou