Vzhľadom na niektoré nejasnosti súvisiace s kontrolou vyúčtovaní dotácií za rok 2010 zo strany Slovákov žijúcich v zahraničí sa Úrad pre Slovákov žijúcich v zahraničí (ÚSŽZ) rozhodol uviesť niekoľko poznámok s cieľom uľahčiť tento proces:

Podľa § 8a ods. 7 zákona č. 523/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov: „Použitie dotácií podlieha povinnému zúčtovaniu so štátnym rozpočtom, ktorého spôsob určuje ministerstvo financií; pri zúčtovaní finančných vzťahov so štátnym rozpočtom sa nevyčerpané prostriedky nevracajú, ak ich suma nepresiahne 5 eur.“ Nie je preto v právomoci ÚSŽZ povoľovať alebo odpúšťať prekročenie tejto sumy v prípade, ak nedošlo k vyčerpaniu celej dotácie. Žiadateľ je povinný vrátiť vyššiu sumu späť do štátneho rozpočtu Slovenskej republiky.

V súlade s príslušnými zmluvami o dotáciách boli žiadatelia povinní vyúčtovať prostriedky štátneho rozpočtu pridelené v roku 2010 do konca roka 2010. Ak žiadateľ nemá k dispozícii dodatok k zmluve o udelení dotácie schválený bývalým vedením ÚSŽZ (napr. o predĺžení termínu vyúčtovania, o zmene účelu dotácie), nie je v právomoci ÚSŽZ povoľovať výnimky v tomto smere.

ÚSŽZ zároveň upozorňuje, že nemieni v budúcnosti povoľovať zmeny účelu dotácií po podpise zmluvy, vzájomné započítanie prečerpaných a nevyčerpaných dotácií v rámci jednej dotačnej zmluvy a ďalšie neštandardné praktiky bývalého vedenia ÚSŽZ, keďže prispievali k vytváraniu netransparentného a korupčného prostredia na úrade.

Podrobnejšie informácie o spôsobe vyúčtovania dotácií v budúcnosti oznámi ÚSŽZ v primeranom čase po schválení nových príslušných vnútorných predpisov na svojom webovom sídle.

Keďže účtovné predpisy jednotlivých štátov, z ktorých žiadatelia pochádzajú, sa výrazne líšia a žiadatelia o dotácie z ÚSŽZ sú povinní dodržiavať zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, úrad zdôrazňuje, že za účtovný doklad sa v zmysle § 10 uvedeného zákona považuje:

„Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať

Subjekt, ktorý vyúčtováva dotáciu je povinný vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možno určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom podľa § 8 ods. 5 uvedeného zákona., t.j. účtovný doklad musí byť zrozumiteľný tak z hľadiska jeho obsahu, ako aj formy. Rovnako sa postupuje, ak ide o účtovné doklady vyhotovené v inom ako štátnom jazyku (slovenčina, § 4 ods. 8 uvedeného zákona). V nadväznosti na uvedené, ÚSŽZ pri kontrole vyúčtovania dotácií za rok 2010 uznáva v súlade s doterajšou praxou aj úradne neoverené preklady účtovných dokladov za predpokladu existencie čestného prehlásenia a ich zrozumiteľnosti v zmysle uvedeného zákona.